Fonctions et rôle de l’administrateur
Dans une société ou organisme à but non lucratif (« OBNL »), ce sont les membres qui élisent les administrateurs, soit en vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (depuis le 17 octobre 2011), soit en vertu de la Partie III de la Loi sur les compagnies. Ils exercent également leurs fonctions au travers du C.A.
En revanche, dans une société par actions, les administrateurs entrent en fonction suite à leur élection par une assemblée d’actionnaires et exercent leurs pouvoirs au travers du conseil d’administration (« C.A. ») de la société, et ce, autant en vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions (« LCSA ») que la Loi sur les sociétés par actions du Québec (« LSAQ »).
À cet égard, dans la LCSA, les administrateurs sont responsables de « [gérer] les activités commerciales et les affaires internes de la société ou en [surveiller] la gestion. », alors que le C.A. s’occupera, dans la LSAQ, « [d’exercer] tous les pouvoirs nécessaires pour gérer les activités et les affaires internes de la société ou en surveiller la gestion. »
Ainsi peut-on dire que le rôle du C.A. a deux axes : celui de direction et celui de surveillance. La capacité de direction qu’exercent ensemble les administrateurs leur permet de s’occuper de tous les aspects de gestion d’une société, tel que l’établissement des grandes politiques qu’elle devra suivre et l’affectation des ressources de celle-ci. D’un autre côté, leur capacité de surveillance leur permet de déléguer certains de leurs pouvoirs à un gérant et de s’enquérir de la gestion de la société en consultant les livres comptables, par exemple.
Les pouvoirs de l’administrateur
Tel que mentionné ci-haut, l’administrateur de la société agit au travers du C.A. Pour ce qui est de la société par actions, celui-ci détient plusieurs pouvoirs prévus explicitement à la loi.
Dès lors, le C.A. pourra notamment :
- Établir les règlements administratifs ou internes de la société;
- Contracter des emprunts;
- Autoriser l’émission de valeurs mobilières;
- Mettre, réémettre, vendre ou hypothéquer ses titres de créance;
- Rendre la société caution de l’exécution d’une obligation d’une autre personne;
- Nommer un vérificateur dont le mandat expirera à la première assemblée annuelle;
- Créer un ou plusieurs comités composés d’administrateurs;
- Fixer la rémunération des administrateurs et des dirigeants de la société;
- Hypothéquer tout ou partie de ses biens, présents ou futurs, afin de garantir l’exécution de toute obligation.
De plus, il faut noter qu’outre ces pouvoirs spécifiques exercés par le C.A., les administrateurs détiennent également le pouvoir d’exercer des actes dits « implicites ». Ces derniers découlent de leur statut de mandataire de la société et doivent être nécessaires, reliés à leurs fonctions de gestionnaire et de surveillant et doivent être accomplis en conformité avec la loi et les documents internes de la société, c’est-à-dire les statuts constitutifs, conventions unanimes d’actionnaires et règlements administratifs de la société.
Sur ce dernier aspect, il faut être vigilant, car il est possible, dans la société par actions, pour les actionnaires de limiter les pouvoirs des administrateurs et du C.A, par le biais d’une telle convention unanime d’actionnaires.
Délégation de certains pouvoirs
Par ailleurs, en tant que gestionnaire de la société, le C.A. a la possibilité de s’occuper lui-même de cette gestion, mais peut également décider de la déléguer à un comité composé de certains administrateurs ou même à un ou plusieurs dirigeants qu’il nommera.
Attention : ni le comité constitué, ni le(s) dirigeant(s) n’ont carte blanche pour la gestion de la société. Il y a, en effet, certaines actions prévues à la LCSA ou à la LSAQ qui requièrent une approbation du C.A., notamment :
- Combler les postes vacants des administrateurs ou du vérificateur ou nommer des administrateurs supplémentaires;
- Déclarer des dividendes;
- Autoriser l’émission d’actions;
- Prendre, modifier ou révoquer les règlements administratifs.
Devoirs et obligations de l’administrateur
Les devoirs des administrateurs d’une société gravitent autour de deux axes : agir avec prudence et diligence dans leur prise de décision d’un côté et avec honnêteté et loyauté envers la société de l’autre.
Il est à noter que ces devoirs sont d’ordre public, c’est-à-dire qu’ils ne peuvent, en principe, être écartés, ni par contrat, ni par résolution du C.A., ni par l’adoption d’un règlement administratif.
D’ailleurs, bien que ces devoirs semblent très généraux, ils sont évalués par les tribunaux sous le regard d’une personne raisonnable, placée dans les mêmes circonstances.
D’autre part, pour ce qui est des sociétés québécoises, le Code civil du Québec prévoit des obligations supplémentaires pour l’administrateur, tels que :
- Ne pas confondre les biens de la société avec les siens ou utiliser les biens ou l’information obtenus en raison de ses fonctions à son profit ou à celui d’un tiers;
- Éviter de se placer dans une situation de conflit entre son intérêt personnel et ses obligations d’administrateur et dénoncer tout intérêt qu’il pourrait avoir dans une entreprise ou association susceptible de le placer en conflit;
Dans le même ordre d’idées, les administrateurs devront agir avec honnêteté et loyauté dans les intérêts de la société. L’ampleur de cette obligation peut sembler difficile à saisir à prime abord, mais la jurisprudence est venue aider à définir ses contours. La Cour suprême du Canada a aidé à mettre un terme à une controverse sur le sujet, en expliquant que les administrateurs peuvent prendre en considération les intérêts d’une myriade d’acteurs, tels que l’environnement, les fournisseurs, créanciers, gouvernements, employés, et non strictement ceux des actionnaires.
De plus, il est important de bien s’attarder aux lois spécifiques régissant le type de société pour laquelle vous êtes administrateur, car vos obligations et devoirs peuvent varier en conséquence.
Finalement, bien qu’il soit raisonnable de penser que ces devoirs cessent lors de la démission ou de la destitution de l’administrateur, la jurisprudence à maintes fois affirmé qu’ils subsistent pendant un délai raisonnable, particulièrement pour ce qui est du devoir de loyauté.
Défenses possibles ?
Compte tenu de ce qui précède, bien que les responsabilités incombant à l’administrateur soient importantes, il existe des présomptions ou défenses pour aider celui à qui l’on reproche un ou des manquements à ses devoirs généraux énoncés ci-haut.
En effet, il est prévu à la LCSA que l’administrateur se sera acquitté de ses devoirs s’il s’appuie de bonne foi sur :
- Les états financiers de la société qui, d’après l’un de ses dirigeants ou d’après le rapport écrit du vérificateur, reflètent équitablement sa situation;
- Les rapports des personnes dont la profession permet d’accorder foi à leurs déclarations.
Quant à elle, la LSAQ prévoit que l’administrateur sera présumé avoir rempli son devoir de prudence et diligence si, de bonne foi et en se fondant sur des motifs raisonnables, il s’appuie sur le rapport, l’information ou l’opinion fourni par:
- Un dirigeant de la société que l’administrateur croit fiable et compétent dans l’exercice de ses fonctions;
- Un conseiller juridique, un expert-comptable ou une autre personne engagée à titre d’expert par la société pour traiter de questions que l’administrateur croit faire partie du champ de compétence professionnelle de cette personne ou de son domaine d’expertise et à l’égard desquelles il croit cette personne digne de confiance;
- Un comité du conseil d’administration dont l’administrateur n’est pas membre et qu’il croit digne de confiance.
Parallèlement, il existe une règle dite « d’appréciation commerciale », en vertu de laquelle les tribunaux judiciaires font preuve de déférence à l’égard de l’accomplissement des devoirs généraux des administrateurs et aux décisions d’affaires qu’ils prennent. En effet, la jurisprudence considère que les administrateurs d’une société sont mieux placés pour ce qui est de l’évaluation d’opportunités d’affaires, ce pourquoi il faut, de façon générale, faire preuve de négligence grossière ou de faute lourde pour manquer à ses devoirs.
En définitive, les administrateurs ont de larges pouvoirs au sein du conseil d’administration, leur permettant de diriger leur société ou d’en déléguer en partie la direction. Par conséquent, il va de soi que leurs devoirs soient édictés en termes généraux, afin de contrebalancer le danger d’un abus. En cas de conflit avec votre conseil d’administration, les actionnaires ou dirigeants de votre société, n’hésitez pas à consulter un de nos avocats.